Cómo montar tu primer webinar con éxito

Son muchas las empresas que han comenzado a introducir los webinars dentro de sus estrategias de marketing. Ya sean gratuitos o de pago, se trata de una herramienta de captación de clientes, fidelización y promoción. Te enseñamos cómo montar tu primer webinar con éxito desgranando todas las cuestiones que te surjan: ¿En qué consiste? ¿Por qué hay que plantearse hacerlo? ¿Qué plataformas existen? ¿Cuándo debe ser de pago y cuándo gratuito?

Qué es un webinar

Se trata de un seminario o videoconferencia web, de ahí su nombre (web+seminar=webinar). Impartido en tiempo real, sobre cualquier temática y con tantos recursos online como se quiera, ya que este formato permite desde mostrar a la persona que conduce el seminario como compartir la pantalla que usa. También se pueden recibir preguntas en directo.

Montar un webinar es tan sencillo como escoger una plataforma, probar que funciona correctamente entre 2 o 3 ordenadores, chequear que sus funcionalidades encajan con el esquema de la conferencia que quieres dar y…lanzarse a ello. Puede haber un único ponente, ponente + presentador o incluso varios ponentes y ni siquiera deben estar en el mismo lugar físico sino, sencillamente, conectados.

¿Por qué hay que hacer webinars como parte de una estrategia?

Ganas clientes y presencia en tu campo

Un webinar es una forma garantizada de conseguir y fidelizar clientes. Aquellos que ya te conocen te sumarán puntos y buenas referencias y tal vez les sorprendas con servicios que no sabían que tu empresa podía ofrecerles. Por otra parte, al ver en acción cómo se emplea todo el know how que tu empresa acumula, seguro que le aportas una mayor confianza en tu trabajo.

Los nuevos clientes llegarán a ti gracias a la difusión y promoción que hagas del webinar, y tras el mismo. Piensa que ellos no te conocen pero sí les interesa tu webinar es porque necesitan conocimientos sobre el tema del que trate, conocimientos que tú dominas, es decir, son potenciales clientes. Si lo que aprenden de forma gratuita les es útil, volverán a ti porque saben que contratándote obtendrán aún más.

Lograrás captar “leads” o contactos cualificados para campañas posteriores de marketing a través de e-mail marketing, redes sociales e incluso eventos presenciales.

Ahorras costes

Otra de las ventajas es que al ser online no es necesario gastar todo el dinero que conllevaría hacerlo presencial. No necesitas alquilar un espacio, el equipo técnico, un catering para el descanso en caso de que sea un seminario extenso, los costes por desplazamiento, control de entradas… Para tu webinar tan solo necesitas una conexión a Internet, un ordenador y la plataforma que escojas. Mucho menos costoso, ¿no crees?

Consigues datos muy claros

Sabrás cuántas personas se han conectado, cuánto tiempo han permanecido en el webinar e incluso si han estado atentas o navegando por otras webs mientras tú hablabas, por ejemplo. Y algo muy interesante que sucede cuando realizas un segundo seminario: ¡sabrás quienes repiten! Si ese dato aumenta webinar tras webinar, es que lo estás haciendo muy bien (salvo que toques temáticas muy diferentes, en cuyo caso no te frustres).

¿Cuándo debe ser gratuito y cuándo de pago?

Si lo que pretendes es hacer promoción o el lanzamiento de un servicio o producto, y así conseguir vender, deberías hacerlo gratuito y en forma de charla informativa – y reservando un tiempo para dudas y preguntas-. En este caso puedes permitirte que los contenidos sean más “light” y tratar los temas por encima, dando pequeños trucos o consejos, píldoras de información que los asistentes puedan ampliar acudiendo a ti. Para que no te desanimes el día del webinar, debemos advertirte que es muy común que de cada 10 personas que se apunten, fallen 4. Pero tranquilo, quienes lo vean es porque están muy interesados.

Los webinar que son de pago son mucho más extensos, con ejemplos, casos prácticos y entrando en profundidad en los temas en cuestión. Son idóneos para talleres y conferencias. Los usuarios demandarán contenidos de calidad y la resolución de todas sus dudas y problemas gracias al material que se les enseñe. Piensa que, en este caso, han pagado y quieren amortizarlo al 100%, no como en los webinars gratuitos donde se comprende que la información no sea al detalle.

Herramientas para hacer un webinar

Aunque lo más importante en los webinars son los contenidos que aportes, la plataforma también debe ser la idónea, ya que una mala calidad de imagen o sonido, o un proceso demasiado largo para registrarse, etc. pueden ser grandes handicaps. Prueba varias, compara, y escoge la que mejor se adapte a tus necesidades:

1. Go To Webinar: permite el acceso desde 100 hasta 1000 asistentes con diversas tarifas. Está muy bien equipado y la imagen que ofrece es en HD. Permite grabar y guardar el webinar para después poder hacer uso de él y facilita mucho la interactividad con los asistentes conectados mediante su chat, sondeos y encuestas. Y está muy bien preparado con las opciones de audio, vídeo, compartir pantalla, etc. Otra de las facilidades es que desde esta misma plataforma se puede crear la página de registro al webinar y hacérselo llegar a los contactos que se quiera. Para acceder como organizador solo hay abrir una cuenta y descargar un pequeño archivo, permitir la instalación y ¡listo! Es el más utilizado por su alta calidad y fiabilidad (sobre todo en el momento del directo). Y sí, se trata de una plataforma responsive, por lo que los asistentes a tu webinar podrán verlo desde su tablet o móvil si lo desean. 
2. ClassOnLive: dispone de versión gratuita, profesional y avanzada y, entre estas 2 últimas, hay una gran diferencia de precio. Aún así, las 3 ofrecen webinars ilimitados, páginas para apuntarse al webinar, mensajes recordatorios automáticos a los apuntados, no es necesario descargar nada siempre que los asistentes sean menos de 150, opciones de pago diversas para quienes se apunten a tus conferencias (y PayPal para recibir ese dinero en tu cuenta), foros de discusión, etc.
3. Google Hangouts on Air: se trata de las videollamadas para grupos de Google, por lo que es 100% gratuito (lo cual quiere decir que los webinars también son gratuitos) aunque de menor calidad que el anterior. Permite retransmitir en directo a través de YouTube, además de subir las grabaciones directamente a tu canal y/o grabarlas; puedes añadir moderadores, compartir la pantalla, usar el chat e incluso emitir webinars grabados previamente. También facilita la creación de una página en la que apuntarse al webinar y da la opción de enviarla a todos tus contactos.
4. Easy Webinar: si usas WordPress, esta herramienta está pensada para integrarse perfectamente con tu sitio web. Una ventaja es que con una misma cuenta puedes hacer webinars para varias páginas diferentes. Usa la tecnología de Google, de modo que su opción gratuita no es un mal recurso aunque puedes pagar y así montar webinars de pago. A nivel de diseño ofrece algo que no tienen otros: la posibilidad de personalizar tu webinar mediante plantillas. Es accesible desde móviles y te ofrece estadísticas muy visuales.
5. Webinars OnAir: ofrece las mismas facilidades de Google Hangouts pero con opción a organizar webinars de pago. Tienen 3 tarifas y son muy económicas. Algo que nos encanta: ofrece el registro automático al webinar, de modo que los usuarios se pueden apuntar con un solo clic y puedes hacerlos recurrentes. Si tu idea es montar uno a la semana, ¡no tienes que repetir el proceso de montaje!
6. WebcaStudio: no dispone de opción gratuita pero hay cuatro tarifas diferentes de uso, en la que cada una ofrece más ventajas que la anterior. Pagando es muy completa, ya que ofrece incluso equipo de soporte técnico a tu disposición, herramientas de post-producción o integración con CRM y herramientas de Marketing Automation via API y Webhooks.
7. AnyMeeting: para crear webinar o reuniones online de manera gratuita. Solo hay que crear una cuenta y registrarse. Y de uso gratuito hasta 200 asistentes.
8. Webex: Disponible sin ningún inconveniente para visualizar los webinar en dispositivos móviles. Eso sí, solo es compatible con Windows 2000, Solaris 10/11, Mac Os X 10.4, 10.5, 10.6; Hp-UX 11.11.
9. ZipCast: es la versión webinar de Slideshare y es gratuita. Para comenzar a usarlo hay que colgar primero el PowerPoint de la presentación en SlideShare y en el momento del webinar aparecerá ésta y una ventana con el ponente en pantalla. No hay una página de registro ni es una conexión privada, sino que puede acceder quien quiera (eso sí, que tenga una cuenta en SlideShare) y tampoco lo puedes hacer de pago o grabar la presentación.

¿Y después?

Escoge una plataforma tras haber hecho algunas pruebas con las modalidades gratuitas, registra el webinar, lanza la convocatoria, haz los contenidos (sin duda esta es la parte más complicada y laboriosa) y prepara lo que se va a decir.

También es necesario que te plantees el lugar desde el que emitirás. Si se te va a ver en pantalla es importante la luz e incluso el fondo que se verá y si hay algún elemento decorativo. Y, se te vea o no, cuida mucho que la estancia no produzca eco, algo que puedes evitar usando un micrófono (que deberás probar previamente, por supuesto), y que entre el mínimo ruido del exterior.

¿Qué tal funciona tu conexión a Internet? Sabemos que al WiFi le gusta “caerse” en lo momentos más inoportunos, de ahí que te recomendemos conectarte con un cable de red para evitar posibles “microcortes” durante tu emisión.